Archivácia dokumentov

Bez ohľadu na to, či ste právnická osoba, vlastníte spoločnosť alebo podnikáte, máte zákonnú povinnosť archivovať mnohé typy dokumentov. Doba archivácie sa líši v závislosti od typu dokumentu a pohybuje sa od 3 do 30 rokov.

Poradíme vám, ako správne a efektívne skladovať cenné alebo zákonom stanovené dokumenty. Zistite, aké nástroje vám pomôžu bojovať s chaosom vo vašom archíve.

Elektronická versus fyzická archivácia

Zákon vám umožňuje viesť papierovú, elektronickú aj zmiešanú formu. Nezabudnite, že elektronická archivácia si vyžaduje oveľa viac než len uloženie dokumentov v počítači. Všetky dokumenty musia byť elektronicky podpísané a označené časovou pečiatkou, ktorá je platná len 5 rokov, a potom musíte všetko opečiatkovať znova. Musíte tiež splniť požiadavku čitateľnosti a zvoliť vhodný formát ukladania.

Napriek rastúcej digitalizácii zostáva najobľúbenejšou formou archívácia dokumentov v tlačenej podobe. Stačí mať dostatok priestoru, vybrať správne nástroje a všetko dobre označiť.

Efektívne skladovanie fyzických dokumentov

Na ukladanie dokumentov sa najčastejšie používajú archivačné krabice, do ktorých sa vkladajú pákové zakladače alebo úložné boxy. Majú praktické zaklápacie veko na ľahký prístup a ochranu obsahu a dajú sa ľahko popisovať.

• Úložný archivačný box je ideálny na ukladanie všetkej kancelárskej dokumentácie, prospektov, zošitov alebo tlačovín vo formáte A4. Možno ho ukladať horizontálne alebo vertikálne – vďaka kruhovému držadlu a popisovému poľu na čelnej strane.

• Cenovo výhodné multifunkčné krabice s vekom sú univerzálnym pomocníkom pri skladovaní všetkého druhu. Sú ideálne na archiváciu zakladačov (kapacita 7 kusov), zakladačov, kníh alebo brožú

Pomôcky pre prehľadnú archiváciu

Základnou podmienkou každého archívu je poriadok a prehľadnosť. S pomôckami z e-shopu RAJA môžete ľahko triediť potrebné dokumenty a vždy ich rýchlo nájsť.

• Archivačné spony – ideálne, ak nechcete archivovať celé zložky, ale len papiere.
• Farebné kartónové priehradky – spoľahlivo oddeľujú dokumenty v zakladačoch a možno ich ľahko opatriť individuálnym popisom.
• Pákové zakladače – sú veľmi odolné, vybavené chrbtovým otvorom na jednoduchú manipuláciu a odnímateľným štítkom.

Nepodceňte správnu likvidáciu

Ak uplynie lehota na skartáciu archivovaných dokumentov, skontrolujte, či potrebujete povolenie na skartáciu. Neodporúčame dokumenty páliť, pretože pálenie často nie je dokonalé. V modernej dobe citlivých údajov a informácií je skartácia najbezpečnejším spôsobom likvidácie.

Vyberte si vhodný skartovací stroj z našej ponuky. A nezabudnite, že čím citlivejšie sú údaje, tým menšie by mali byť kusy skartovaného papiera.